Meðferð og miðlun persónuupplýsinga

Hvaða upplýsingar ber Þjóðskrá Íslands að skrá um einstaklinga?

Eftirfarandi upplýsingar eru skráðar í þjóðskrá:

  •  kennitala
  •  fæðingarstaður
  •  nafn
  •  ríkisfang
  •  kyn
  •  trúfélagsaðild
  •  hjúskaparstaða
  •  bannmerking vegna úrtakslista og/eða markpósts
  •  sambúð
  •  forsjá barna
  •  lögheimili
  •  kynforeldrar og feðrun barna
  •  aðsetur ef við á
  •  ættleiðing

Auk þess heldur Þjóðskrá Íslands utan um breytingar á ofangreindum skráningum. Upplýsingar um forsjá barna, kynforeldra, feðrun barna og ættleiðingar eru ekki skráðar í þjóðskrá, þ.e. í tölvukerfi þjóðskrár.

Í utangarðsskrá, þ.e. skrá sem inniheldur upplýsingar um erlenda ríkisborgara sem hafa ekki skráð lögheimili á Íslandi, eru skráðar eftirfarandi upplýsingar:

  •  nafn
  •  aðsetur á Íslandi
  •  kennitala
  •  lögheimili erlendis
  •  kyn
  •  upplýsingar um umsækjanda kennitölu
  •  ríkisfang
  •  upplýsingar um dvalarleyfisheimild

Hvaðan berast skráningarupplýsingar til Þjóðskrár Íslands?

Beiðnir/tilkynningar um skráningu í þjóðskrá berast ýmist frá opinberum aðilum eða frá einstaklingum.

Frá opinberum aðilum berast t.d. fæðingartilkynningar, lögskilnaðir, hjónavígslur, forsjá og nafngjöf.

Frá einstaklingum berast t.d. tilkynningar um búferlaflutninga, nafngjafir barna, skráning sambúðar, nafnbreytingar, bannmerkingar og breytingar á högum fólks sem fara fram í útlöndum, t.d. hjónavígslur, fæðingar, nafnbreytingar og skilnaðir.

Skráning og miðlun upplýsinga um einstaklinga

Skráningargögn eru skráð í tölvukerfi þjóðskrár eins fljótt og unnt er. Um leið og skráningu er lokið er mögulegt að miðla upplýsingum um tiltekna einstaklinga.

Upplýsingar um einstaklinga eru veittar með vottorðum og með rafrænni miðlun.

Vottorð sem byggja á skráningarupplýsingum úr þjóðskrá og varða tiltekinn einstakling eru einungis afhent þeim sem tilgreindur er á vottorðinu eða gegn umboði. Einstaklingur getur einungis pantað vottorð fyrir sjálfan sig og börn sín auk þeirra sem hann kann að hafa forsjá yfir. Vottorðin eru send á lögheimili viðkomandi eða í tölvupósti að því gefnu að viðkomandi hafi auðkennt sig með auðkenningarleiðum Ísland.is.
Vottorðapantanir

Rafræn miðlun á þjóðskrá. Fyrirtækjum, stofnunum og einstaklingum stendur til boða að nota nafnaskrá þjóðskrár vegna starfsemi sinnar. Í þessu felst að þegar tilteknar upplýsingar eru skráðar í tölvukerfi þjóðskrár, t.d. þegar fæðingarstofnun tilkynnir fæðingu barns, þá er barnið skráð í þjóðskrá og að því loknu birtist kennitala þess í uppflettingu hjá þeim sem hafa aðgang að skránni.

Sækja þarf um aðgang og gera samning við Þjóðskrá Íslands áður en gögn verða aðgengileg. 
Aðgangur að þjóðskrá  

Úr þjóðskrá eru unnin ýmis úrtök að hálfu Þjóðskrár Íslands eða fyrirtækja sem hafa heimild til úrtaksgerðar. Úrtök Þjóðskrár Íslands eru meðal annars íbúaskrár, kjörskrárstofnar, vottorð og sértækar vinnslur. Úrtök vegna til dæmis skoðanakannana eða markaðsrannsókna eru unnin af fyrirtækjum sem hafa gert samning við Þjóðskrá Íslands um þessháttar vinnu.

Hjá Þjóðskrá Íslands getur fólk undanþegið sig því að vera á úrtakslistum með því að skrá sig á bannskrá.
Rannsóknir sem falla undir svokallaðar vísindarannsóknir eru undanskildar.
Reglur nr. 36/2005 um bannskrá þjóðskrár og 28. gr. laga um persónuvernd nr. 77/2000

Þjóðskrá skiptist í þrjár skrár, þjóðskrá, utangarðsskrá og horfinnamannaskrá. Mismunandi tegundir eru að aðgangi sem sækja þarf sérstaklega um og inniheldur hver aðgangur mismikið af upplýsingum  Eftirtaldir aðgangsflokkar eru í boði:

  1. Grunnskrá nafnaskrár:  Nafn einstaklings, kennitala, lögheimili, póstnúmer, póststöð, bannmerking og ef við á, nafn og póstfang umboðsmanns þess sem búsettur er erlendis.
  2. Aðgangur að grunnskrá þjóðskrár með viðbótarupplýsingum: Sömu upplýsingar og í lið 1 og að auki eru aðrar upplýsingar, svo sem fjölskyldunúmer, hjúskaparstaða, kennitala maka, kyn, lögheimili, lögheimiliskóði og fæðingarstaður.
  3. Aðgangur að lokuðu uppflettikerfi: Nafn einstaklings, hjúskaparstaða og kennitala maka, fjölskyldunúmer, kyn og uppfletting á lögheimili. Í lokuðu uppfletti er aðallega miðlað grunnskrá. Ekki er hægt að fletta í viðbótarupplýsingum nema með undanþágu og sérstakri heimild frá Þjóðskrá Íslands.
  4. Utangarðsskrá 1: Nafn einstaklings, kennitala, götuheiti, póstnúmer og póststöð dvalarstaðs, sveitarfélag og kennitölubeiðandi. 
  5. Utangarðsskrá 2: Nafn einstaklings, kennitala, götuheiti, póstnúmer og póststöð dvalarstaðs, sveitarfélag, kennitölubeiðandi, dagsetning síðustu breytinga, dagsetning nýskráningar, ríkisfang og kyn.
  6. Horfinnamannaskrá 1: Nafn einstaklings, kennitala, lögheimili við andlát, sveitarfélag og andlátsdagur.
  7. Horfinnamannaskrá 2: Nafn einstaklings, kennitala, lögheimili við andlát, sveitarfélag, andlátsdagur, kyn, hjúskaparstaða, kennitala maka.
  8. Horfinnamannaskrá 3: Nafn eintaklings, kennitala, lögheimili við andlát, sveitarfélag, andlátsdagur, kyn, hjúspakarstaða.
  9. Breytingasaga: Upplýsingar um breytingasögu einstaklinga, t.d. hjúskaparsögu eða lögheimilissögu, er einungis miðlað til opinberra aðila sem þurfa starfs síns vegna aðgang að slíkum upplýsingum, t.d. Tryggingarstofnun ríkisins og Ríkisskattstjóri.

Önnur upplýsingagjöf til að mynda vegna fyrirspurna sem berast bréfleiðis eða í síma eru ávallt metnar og hvert tilfelli metið fyrir sig. Upplýsingar um núverandi lögheimili einstaklinga, dánardag og fullt nafn (rithátt) eru dæmi um upplýsingar sem eru almennt veittar til þriðja aðila sé þess óskað. Upplýsingar um kennitölur, hjúskaparstöðu, maka o.s.frv. eru ekki veittar til þriðja aðila.

Meðferð upplýsinga og gagna sem berast til skráningar - upplýsingaöryggi

Vottuð stofnun

Þjóðskrá Íslands hlaut í febrúar 2006 vottun frá bresku staðlastofnuninni, BSI, samkvæmt ISO 27001:2005 staðlinum um stjórnun upplýsingaöryggis og hefur haldið vottuninni síðan. Öflug gæðakerfi, byggð á viðurkenndum stöðlum, undir eftirliti óháðs aðila, er sú leið sem stofnunin hefur valið til að tryggja eins og framast er unnt öruggt skráarhald og skilvirka starfshætti.
Um upplýsingaöryggi

Starfsreglur

Vísað er í lög nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins vegna ábyrgðar og viðurlaga t.a.m. vegna þagmælsku og trúnaðar. Starfsfólk þjóðskrár og gæðasviðs sem meðhöndlar viðkvæm persónugreinanleg gögn hefur jafnframt sett sér siðareglur sem ber að fylgja í hvívetna.

 


Leit

Leit