20.10.2020

Áratugur á stafrænni vegferð

Þjóðskrá Íslands fagnar 10 ára starfsafmæli í ár en Fasteignaskrá Íslands (áður Fasteignamat ríkisins) og Þjóðskrá runnu saman árið 2010. Við undirbúning á erindi fyrir ráðstefnuna Tengjum ríkið sem haldin var á vegum Verkefnastofu um stafrænt Ísland litum við aðeins yfir farinn veg til að skoða stafræna vegferð hjá okkur á síðustu árum. Við þá sjálfskoðun kom bersýnilega í ljós hversu margt hefur breyst sem hefur komið sér afar vel á tímum faraldurs eins og heimsbyggðin hefur þurft að eiga við síðustu mánuði.

Á síðustu tíu árum hafa verið teknar ákvarðanir sem þóttu djarfar þegar þær voru teknar en þykja sjálfsagðar í dag. Sem dæmi má nefna að póstsendingum til allra fasteignaeigenda vegna nýs fasteignamats var hætt árið 2011 og í staðinn fá þeir tilkynningu í pósthólfið sitt á Ísland.is. Aðgerð sem sparar íslensku samfélagi tugi milljóna á ári hverju.

Tugþúsundir flutningstilkynninga berast með stafrænum hætti á hverju ári sem sparar einstaklingum sporin og gerir þeim kleift að ganga frá sínu erindi hvar sem er og hvenær sem er. Þar að auki er bakvinnsla flutninga að stærstum hluta sjálfvirk, yfir 80% flutninga, sem flýtir öllu ferlinu og gerir það hagkvæmara. Sjálfvirknin felst í því að útfylling flutningstilkynningar er sjálfvirk skráning um breytt lögheimili í þjóðskrá og tekur gildi undireins. Vottorðapantanir sem telja um 25 þúsund á ári eru jafnframt orðnar stafrænar og langstærsti hluti afhendinga gerist með sjálfvirkum hætti þannig að afhending fer fram strax í kjölfarið á pöntun. Það þarf ekki að fjölyrða um þann sparnað í tíma og fjármunum sem þessar aðgerðir hafa fyrir einstaklinga og fyrirtæki um allt íslenskt samfélag.

Fyrir stofnanir eins og Þjóðskrá Íslands þarf að horfa til fleiri þátta en að svona verkefni feli í sér fjárhagslegan sparnað fyrir stofnunina. Það er öllum ljóst að með því að fækka heimsóknum og færa þjónustuna yfir á netið spörum við íslensku samfélagi gríðarlegan tíma og fjármuni. Bæði þegar kemur að pöntunum eða tilkynningum en líka móttöku á vottorðum eða öðrum gögnum sem einstaklingar og fyrirtæki þurfa á að halda.

Stafræn vegferð tekur á sig margar myndir. Viðskiptavinurinn sér eina hlið sem oft er sú fyrsta sem breytist í vegferð fyrirtækja og stofnana. Þetta átti bæði við um breytingar á flutningum og vottorðaafhendingum. Í kjölfarið á því að viðskiptavinir gátu afgreitt sig sjálfir á vefnum voru ferlar innanhúss teknir í gegn. Það er ekki síður mikilvægt að hlúa að bakvinnslunni og leita leiða til að sjálfvirknivæða þann feril því það er þar sem hagræðing til lengri tíma á sér stað. Sjálfvirk skráning og úrvinnsla upplýsinga bætir bæði öryggi skráningar og getur stytt biðtíma svo dögum skiptir. Þessi hlið er oft ósýnileg en er jafnframt nauðsynleg ef það á að nást fram aukin hagkvæmni en ekki bara bætt ásýnd hins almenna notanda.

Ferlar þar sem sjálfvirk ákvarðanataka á sér stað þóttu óhugsandi fyrir nokkrum árum en fela í sér mikil tækifæri. Skjótur afgreiðslutími á vottorðum, vegabréfum eða öðrum gögnum þykir jafnframt sjálfsagður á Íslandi en er það ekki í alþjóðlegum samanburði. Við viljum vera á þeim stað að geta sinnt einstaklingum samstundis þegar tæknin leyfir slíka þjónustu og þannig í fararboddi þegar kemur að þjónustu við samfélagið.

Þegar litið er til baka yfir farinn veg má finna fjölmörg verkefni á borð við þau sem hér eru nefnd sem skýr dæmi um bætta og breytta þjónustu hjá hinu opinbera á síðustu árum. En það þarf að forgangsraða í þágu breyttrar þjónustu og taka meðvitaða stefnu um sjálfvirknivæðingu til að breyta vinnulagi sem hefð er fyrir. Í takt við markmið um sjálfvirkni og góða þjónustu setti Þjóðskrá Íslands í síðustu viku í loftið snjallmenni fyrir vefspjallið á www.skra.is sem styður þannig við þjónustuverið og styttir bið viðskiptavina eftir svörum.

Til framtíðar má svo greina fjölmörg tækifæri til sjálfvirknivæðingar, tímasparnaðar og bættrar þjónustu. Til viðbótar við áframhaldandi umbætur í sjálfvirknivæðingu ferla eru önnur svið þar sem má hagnýta nýja tækni. Við verðum vör við aukið ákall um betri og frekari útgáfu gagna úr skrám sem Þjóðskrá Íslands heldur. Útgáfa upplýsinga á grundvelli áreiðanlegra gagna styður við vandaða ákvarðanatöku bæði hjá hinu opinbera og í rekstri fyrirtækja. Á þeim vettvangi geta íslenskar stofnanir gert enn betur og Þjóðskrá Íslands er þar á meðal. Þar má sækja fram í sjálfvirknivæðingu við útgáfu upplýsinga og bættu aðgengi að gögnum. Þannig má leysa úr læðingi heilmikil verðmæti fyrir íslenskt samfélag.

Höfundar: Margrét Hauksdóttir forstjóri Þjóðskrár Íslands og Guðni Rúnar Gíslason deildarstjóri upplýsinga- og samskiptadeildar.

Greinin birtist í Viðskiptablaðinu 15. október 2020


Til baka

Skrá mig á póstlista

Útgáfuáætlun

Hér má sjá útgáfuáætlun Þjóðskrár Íslands út desember 2020.

Skoða nánar